こんにちは、オールシステムです!
4月から、働き方改革が本格化しましたね。

残業規制が強化された一方、人手不足で採用もままならず
業務が圧迫している企業も増えています。

しかし、人が増やせないなら、やはり業務にかかる時間を減らすしかありません。

そこで今回は、まずは身近な効率化対策として、Googleスプレッドシートをご紹介します!

 

■Googleスプレッドシートって?

Excelと同じような表計算ソフトで、関数などを用いてデータを
計算したり集計したりグラフにしたりすることができます。

Excelで使える機能のほとんど多くをカバーしているので、
Excelの代替として利用することができます。

 

■Excelにありがちな無駄ポイント

・データが破損して開けなくなる
・保存しわすれてデータが消える
→ データの作り直しや復旧が発生する「無駄」

・1人しか作業できない
→ 誰かの作業が終わるまで待たなければいけない「無駄」

・過去のファイルの場所がわからなくなり、探すのが大変
→ ファイルを探す時間の「無駄」

・買ったときのバージョンそのままになりがち
→ バージョンアップの手間やファイルの互換性の問題などが発生

 

■スプレッドシートとExcelとの違い

<スプレッドシートのメリット>
・Excelとほぼ同じ感覚で使える(関数など)
・データはリアルタイムで自動保存され、破損の心配がない
・複数人が同時に作業できる
・ユーザー単位で閲覧や編集権限を割り振れる
・別のスプレッドシートファイルのデータを引用し、集計できる
・常に最新版を無料で使える
・Excelにないスプレッドシート独自の便利な関数がある

従業員が何名かで1つのファイルを使いまわしている場合や
絶対になくせないデータの場合は特におすすめです。

また、社員によって「閲覧までできる」権限「編集までできる」権限など
柔軟に設定可能なので、セキュリティ対策にも。

Excelで作ったファイルをスプレッドシートに変換したり
スプレッドシートで作ったデータをExcelに変換することも可能です。

一方で、インターネット環境が必要となりますので
オフラインでの利用には不向きです。(オフライン操作自体は可能)

 

■それでもExcelがいい!それならビジネス向けの有料アカウント

一方で、Excelを提供している会社のMicrosoftは、office365という
ビジネス向けの有料サービスも用意しています。

office365にすることで、スプレッドシートのメリットが
Excelでも得られるので、Excelの操作性などを重視される場合は
office365を利用してみるのもいいでしょう。

ここではoffice365に関する説明は割愛させていただきますが、
Microsoftさんのホームページにもサービスの紹介がされていますので
気になる方はぜひチェックしてみてください!